Сейф для трудовых книжек требования

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Сейф для трудовых книжек требования

Трудовой стаж на производстве или в компании фиксируется в документе под названием трудовая книжка (далее ТК). В ней отражается не только период работы на каждом месте, но и все поощрения и взыскания от руководства. Кроме того, записи в трудовой книжке учитываются при оформлении пенсии. Поэтому от того, насколько грамотно она заполнялась, зависит процедура выхода на заслуженный отдых.

На каждом из предприятий есть ответственное лицо, за которым закреплено право фиксировать необходимые записи в ТК. К хранению документа предъявляются строгие требования, так как в нем отражается следующая информация:

  • занимаемая должность;
  • дата оформления;
  • номер соответствующего приказа;
  • название предприятия или организации;
  • записи о переводах на другие должности, связанные с понижением или повышением.

Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентированы соответствующими нормативными документами. Никакие посторонние лица не должны иметь доступ к данной документации во избежание отражения неверной информации.

Основные правила хранения

Согласно Трудовому кодексу, вся документация, касающаяся приёма физического лица на работу и дальнейшей его деятельности в роли подчиненного, хранится у работодателя.

Запись о факте трудоустройства следует внести не позже чем через 5 дней с момента подписания соответствующего приказа, если нет других подтверждающих документов (подписание контракта или договора, имеющего юридическую силу для подтверждения стажа).

Правила хранения трудовых книжек предписывают специальное место, имеющее максимальный уровень защиты с ограниченным доступом. Как правило, это сейф, несгораемый шкаф или специальный ящик, который запирается и опечатывается.

Ни в коем случае нельзя допускать хранение книжек в местах большого скопления людей со свободным доступом. Специальные стеклянные полочки или стеллажи подходят для хранения текущих документов, к которым не применяются требования строгой отчетности.

— как организовать хранение и учет трудовых книжек

Основное требование к месту хранения ТК – это возможность закрыть и опечатать его. Поскольку подобная документация заполняется только по мере необходимости, то допускается применения пломбирующих приспособлений длительного использования.

С этой целью можно использовать:

Подбираются пломбы для опломбирования журнала учета трудовых книжек и самих ТК в соответствии с тем местом, где они будут храниться. Так, для специального шкафа подойдут приспособления под нить, сейфы опечатываются защитными устройствами типа «Ревиласил» и другими. Для дополнительного контроля можно применить пломбу-наклейку.

Допускается хранение ТК и журнала учета в разных местах. Иногда это отдельные сейфы, сейф и шкаф или разные шкафы, которые обязательно должны быть закрыты и опечатаны.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек возлагается на сотрудника, который отвечает за ведение и хранение указанной документации.

Почему столь важно отражать такие события, как движение ТК? Все очень просто. В законодательном порядке предусмотрены большие штрафы за несвоевременную выдачу книжек.

Если сотрудник уволился, то в последний рабочий день ему на руки выдается документация с соответствующими записями.

Если он отказался ее получать, то в журнале учета делается соответствующая запись, а сам документ хранится на предприятии в течение 50 лет.

Чтобы никто из посторонних не смог отразить неправдивые данные, ответственным лицом производится опломбирование журнала учета трудовых книжек.

Процедура выдачи

В каждой организации существует своя процедура выдачи подобной документации, но в большинстве случаев ее алгоритм следующий:

  1. После выхода приказа на руки работнику выдается обходной лист.
  2. Когда лист подписывается всеми уполномоченными лицами, работник направляется в отдел кадров, где ему делают соответствующую запись в ТК и выдают документ на руки.

Сотрудник продолжает работу, а ТК сдается в отдел кадров. В случае необходимости работник отдела кадров делает выписку для предъявления по месту требования, но сам документ на руки не выдается.

За учет и хранение трудовых книжек на предприятии отвечают работодатель и сотрудник отдела кадров, либо лицо, выполняющее его функции.

Для того чтобы избежать споров по поводу неправильных записей или несвоевременной выдачи документации, руководителю необходимо четко следить за своевременным исполнением сотрудниками отдела кадров их непосредственных обязанностей, так как в случае нарушения придется выплатить штраф за халатность.

Источник: https://www.gravirovshik.ru/articles/pravila-khraneniya-vydachi-trudovykh-knizhek.html

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Сейф для трудовых книжек требования

Откуда пошло требование об обязательности сейфа для трудовых книжек? Пустые бланки и заполненные трудовые книжки и вкладыши – это не одно и то же? Какие категории работодателей должны храненить трудовые книжки и вкладыши в них именно в сейфах?

Где хранить трудовые книжки работодателю-предпринимателю без офиса?

Вы в рубрике: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

 24.12.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Что делать, если в трудовой книжке признали недействительной запись, которая была действительной?

Работнику сделали в трудовую книжку запись о приеме на работу на должность менеджера по продажам – такая должность была указана в приказе. Потом увидели, что в трудовом договоре должность названа иначе – «менеджер по работе с корпоративными клиентами».
Старую запись в трудовой книжке признали недействительной и сделали верную – о приеме на работу на должность менеджера по работе с корпоративными клиентами. Потом работник и директор обсудили это и в итоге трудовой договор переделали на «менеджера по продажам». Как вносить исправления в трудовую книжку?  16.12.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Исправление и закрытие раздела о награждениях в трудовой книжке

При проверке трудовых книжек обнаружили, что одному работнику ошибочно сделали запись о награждении пару лет назад. Точнее, написали, что награжден почетной грамотой, а в действительности был выдан подарок. Как эту запись исправить? И, если работник перейдет на «электронную трудовую книжку» (ЭТК), раздел награждений нам надо «закрывать»?

 Рекомендуем: Журнал “КАДРОВИК-ПРАКТИК”    
  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
  • Анализ сложных вопросов – в доступной форме
  • Изменения в законе – рассказываем как применять

Подписка ~ 5 руб./день >>  Подпишитесь легко и быстро >> Доступ – сразу после оплаты

    

ПОДПИСЧИКАМ ДОСТУПНЫ

 28.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Работник при приеме на работу сразу пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку…

К нам устраивается сотрудник, в первый же день подписывает все документы, в том числе уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), и сразу пишет заявление о выборе ЭТК. Вопросы следующие.Нужно ли вносить запись об этой трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек?Если у сотрудника есть уже трудовая книжка, то первой и последней моей записью будет его выбор ЭТК?

Если у сотрудника нет трудовой книжки, то я просто принимаю у него заявление о выборе ЭТК и больше нигде никаких записей не делаю?

 23.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Записи о внутреннем совместительстве в трудовой книжке. Какой из вариантов правильный?

Устроилась на новую работу и обнаружила в трудовых книжках два варианта записей о работе по внутреннему совместительству:1)  «Принят на работу по совместительству в отдел … на должность…»2) «Принят в  качестве совместителя в отдел … на должность…».

Какой из этих вариантов правильный, а какой – нет? Нужно ли исправлять неправильный?

 08.10.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Простой для работников 65+ во время пандемии

 04.08.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Уведомление об ЭТК для директора

В ООО два учредителя: я и брат. Я, как директор, готовлю уведомления об электронный трудовых книжках для всех своих работников (а у меня их целых три человека))). И сейчас задумался — мне себя надо уведомлять? Я и так уже разобрался в новшествах, пока текст уведомления писал… А брата мне уведомлять надо?  23.07.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Штраф за отсутствие пустых бланков трудовых книжек

У работодателя обязательно должны быть пустые незаполненные бланки трудовых книжек. Это требование п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).  29.06.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Если сотрудник при приеме не предоставил старую трудовую книжку, а при увольнении потребовал именно ее… Реальные истории

Такие случаи не редки – сотрудник устраивается на основную работу и обещает предоставить трудовую книжку позже. Однако не делает этого…Если работник конфликтный и непорядочный, а может быть, просто забывчивый, то при увольнении он может начать требовать выдать ему свою старую трудовую книжку, которую он якобы сдавал работодателю при трудоустройстве. Возникают споры, работники обращаются в суды и инспекции труда. Работодатели получают штрафы, несут убытки, теряют время на судебные дрязги.

Как избежать таких сценариев и чего ждать в судах, если избежать их не удалось, – об этом мы сегодня и расскажем.

 27.05.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой: маленькие, но опасные ошибки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в случае, если в день прекращения трудового договора работник отсутствует либо отказывается от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. И только в этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (со дня направления указанного уведомления).Однако не все работодатели надлежащим образом исполняют свою обязанность по уведомлению работника. Иногда, искренне заблуждаясь, молодые кадровики или руководители компаний думают, что они поступают верно, но при этом они допускают ошибки, которые в дальнейшем приводят к штрафам, судам, убыткам.Сегодня мы рассмотрим, что это за ошибки и заблуждения и как надо поступать, чтобы наверняка ничего не нарушить, ни в чем не ошибиться.
 27.05.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Направление трудовой книжки по почте: нюансы практики, которые важно учитывать!

На практике возникает немало вопросов, связанных с направлением трудовой книжки бывшим работникам по почте:• В какой срок работодатель должен отправить бывшему работнику трудовую книжку после получения от него заявления с просьбой об этом?• Когда трудовые книжки хранятся в головном офисе, а работники увольняются из обособленных подразделений, можно ли им сразу направлять/вручать уведомления о необходимости дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте или вариант выдачи трудовой книжки именно на руки обязателен?• Работник может сразу при увольнении попросить направить трудовую книжку по почте (в заявлении на увольнение или отдельном заявлении)? Каковы последствия подачи такого заявления?• Вправе ли работодатель отправить работнику его трудовую книжку без согласия работника? А если работник согласился на отправку устно, а не письменно, что делать?

Сегодня мы рассмотрим эти вопросы и судебную практику по ним.

 28.04.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Рассылка почтой уведомлений о переходе на электронные трудовые книжки

У нас есть работники, которые уже не придут на работу до 30 июня. Кто-то ушел в отпуска. Для кого-то объявляется длительный простой после выхода с нерабочих дней (если их не продлят). Можно ли уведомление о праве отказаться от бумажной трудовой книжки отправлять по почте России?  27.04.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Записи о работе уже сделаны в разделе о награждениях трудовой книжки другим работодателем

Принимаем нового работника, в трудовой книжке которого заполнены 3 разворота “Сведений о награждениях” записями о работе. Такие записи велись на предыдущих местах работы с 2012 года. Зачёркивали слово “награждениях” и писали рядом слово “работе”. Что делать? Продолжить записи в этом разделе будет нарушением. Просто завести вкладыш и продолжить там записи тоже будет нарушением без признания записей из раздела о награждениях ошибочными?  18.03.2020

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: → Перевод и увольнение в марте. Что писать в СЗВ-ТД?

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/trudovye_knizhki/seyf_dlya_trudovykh_knizhek_obyazatelen_vsegda_i_dlya_vsekh_rabotodateley/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.