Система учета кадровых документов

Автоматизация кадрового делопроизводства

Система учета кадровых документов
Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?

  • Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
  • Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
  • Расчёт и начисление заработной платы.
  • Работа с внешними документами (налоговая документация).
  • Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима. Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.
Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.
При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки. Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов. «Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации. Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом. Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:

  • Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
  • Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
  • Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
  • Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
  • Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
  • Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
  • Сокращение затрат времени на любые процессы.
  • Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна проводиться на каждом предприятии. Почему же ещё не все компании взяли на вооружение новые принципы работы отдела кадров? Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие. Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.
В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения). Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи. Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.
Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются. Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их. Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов. Далее следуют:

  • Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
  • Выбор системы автоматизации.
  • Внедрение системы.
  • Тестирование.
  • Доработка.
  • Начало использования.
  • Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат. Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата. Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

  1. Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
  2. Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
  3. HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
  4. Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
  5. BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

Для всех этих систем характерны следующие недостатки:

  • Высокая стоимость внедрения. Стоимость внедрения всегда ощутимо больше, чем заявленная стоимость ПО, потому что нужно учесть ещё затраты на кастомизацию, интеграцию с другими корпоративными системами, используемыми в компании, и другие услуги IT-специалистов.
  • Долгий и сложный путь внесения изменений. Обычно требуется не только помощь IT-отдела, но и контакты с разработчиками.
  • Не всем сотрудникам будет просто разобраться с ПО.
  • Возможность трудоустройства в отдел кадров людей, не умеющих работать с этим ПО, окажется под вопросом.

Самый же главный недостаток большинства систем автоматизации – это отсутствие адаптивности. Когда потребуется внести изменения или расширить существующий функционал, это может оказаться слишком дорогим, сложным или невозможным. По этой причине автоматизация кадрового делопроизводства компании и деятельности отдела кадров в целом должна выполняться с учётом перспективы: чтобы через несколько месяцев (лет) не потребовалось затрачивать много времени и средств на оптимизацию. И чтобы не попасть в «ловушку автоматизации» – ситуацию, когда расходы на неё очень велики и постоянны, отказаться от существующей системы нельзя, потому что на ней работает весь отдел кадров, притом что работать с данной системой не слишком удобно. Когда внедряется автоматизация кадровых процессов, полезно смотреть на ситуацию шире и задумываться либо о распространении автоматизации на все отделы либо интеграции автоматизации отдела кадров и других подразделений. Чаще всего автоматизация компании проводится комплексно. Это требует заметных усилий, но впоследствии при грамотном подходе они себя оправдывают. Покупка «коробочного» продукта решает проблемы сегодняшнего дня, но впоследствии, когда повысятся требования к ПО, или же возникнет желание провести интеграцию, во многих случаях это окажется невозможно. Основные особенности Low-code систем – в следующем:

  • Не являются «коробочным» продуктом. Есть возможность последовательного расширения и добавления функций с минимальным бюджетом.
  • Минимум кода и простота кастомизации интерфейса.
  • Предусмотрена настройка самим пользователем. Не требуется специальное обучение для использования такого ПО.
  • Не требуется мощный IT-отдел и затраты на его содержание.
  • Нужные изменения в работу ПО вносятся без остановки его работы, «на лету».

Одно из главных преимущество Low-code в том, что к их внедрению не требуется такой серьёзной подготовки ресурсов и людей. Нет необходимости в самом начале решать как вы планируете организовать кадровое делопроизводство и стараться учесть все детали. Внедрив такую систему, для начала можно охватить ею только часть процессов, протестировав качество её работы. Затем, по мере роста потребностей отдела кадров, такая система легко дорабатывается и расширяется силами штатных бизнес-аналитиков, вплоть до системы всего предприятия. Заказать демо

Comindware Business Application Platform – одна из первых российских систем для создания бизнес-приложений, относящихся к классу программного обеспечения Low-code.

В основе платформы – управление процессами (BPMS), кейсами (ACM), задачами плюс социальное взаимодействие. На данное платформе можно автоматизировать любые бизнес-задачи, включая весь спектр HR-процессов.

Начать можно с внедрения типового решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform.

Такое решение автоматизирует следующие бизнес-процессы:

  • Подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение.
  • Работа с отпусками, командировками, больничными.
  • Аттестация и оценка эффективности персонала.
  • Организация корпоративного обучения.
  • Выдача справок.
  • Учёт рабочего времени, начисление зарплаты.

Использование Low-code системы автоматизации помогает избежать больших затрат на внедрение и, что ещё важнее, на доработку. Данное решение легко интегрируется с ERP, SAP и другими корпоративными системами предприятия, если они имеются. Впоследствии решение на базе Comindware Business Application Platform легко расширяется до нужного функционала силами штатных сотрудников. Важным достоинством является работа с интерфейсом программы в браузере, без необходимости устанавливать ПО на компьютер. Доступно внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: https://www.comindware.com/ru/blog-hr-documentation-automation/

Технологии работы с кадровой документацией

Система учета кадровых документов

Функция кадровой документации, документации по личному составу – оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (Приложение 8).

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный в приложении 8 перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:

Код по ОКУД Наименование формы
Документация по приему на работу
Заявление о приеме на работу
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация по переводу ни другую работу
Заявление о переводе на другую работу
Представление о переводе на другую работу
Документация по увольнению с работы
Заявление об увольнении
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
Документация об оформлении отпусков
Заявление о предоставлении отпуска
Документация по оформлению поощрений
Представление о поощрении
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

  • документы по аттестации сотрудников;
  • личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
  • документы по социальному обеспечению.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др.

Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • журнал учета приказов по личному составу;
  • журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
  • журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во вторых, предполагается подпись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче трудовых книжек.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки.

Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения.

Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.д.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • заявление о приеме на работу, направление или представление;
  • анкета (личный листок по учету кадров);
  • дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
  • резюме (автобиография);
  • копии документов об образовании;
  • копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
  • справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
  • лист-заверитель дела.

Личные дела подшиваются (переплетаются) и полистно нумеруются.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек установлен специальной инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем.

Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Возвращается трудовая книжка при увольнении или выдается временно, строго под расписку.

По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.

При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.



Источник: https://infopedia.su/2x4962.html

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Система учета кадровых документов

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Общий состав и виды кадровых документов. Система учета кадровых документов

Система учета кадровых документов

Документационное обеспечение управления персоналом

Лекция 1.

Кадровая служба (служба персонала)является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случаях – с другими организациями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные кадровые вопросы.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы– организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства принадлежности к организации.

Другой не менее важной задачейможно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности в организации и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Можно назвать обобщенно следующие функции службы персонала:

•перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

•обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

•комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

•систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

•индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;

•документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

•организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

•организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

•проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

•внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Цель делопроизводственного обеспечения управления персоналом– организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Документальное оформление всех кадровых процедур – обязанность любого работодателя.

Кадровые документы – это социально значимые документы организации, регулирующие трудовые правоотношения и требующие особой тщательности при оформлении, учете и хранении.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность.

С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налога на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, табель учета рабочего времени и иные документы.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

· печатание документов по кадровым вопросам;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

· передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Общий состав и виды кадровых документов. Система учета кадровых документов

В организации должен быть установлен единый порядок оформления трудовых правоотношений (приема, увольнения, перевода работников). Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации.

Состав этих документов предусмотрен п.2 постановления Госкомстата России от 05 января 2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» о введении унифицированных форм, к которым относятся приказ (распоряжение) по кадрам.

С 1 января 2013 г. в связи с ВСТУПЛЕНИем В СИЛУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 6 ДЕКАБРЯ 2011 Г.

N 402-ФЗ “О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ” формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в ряде источников объявлены не обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Поэтому для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.

Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации.Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.

Инструкции по кадровому делопроизводству и графика документооборота содержат:

• Перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;

• Шаблоны всех документов по личному составу;

• Очередность оформления;

• Порядок прохождения внутри организации.

Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны инспекций при проведении проверок.

Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:

· Номенклатура дел.

· Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.

· Табель форм документов по работе с персоналом.

· Альбом форм документов по работе с персоналом.

· График документооборота кадровой службы.

Источник: https://studopedia.ru/19_264798_obshchiy-sostav-i-vidi-kadrovih-dokumentov-sistema-ucheta-kadrovih-dokumentov.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.